Notary's Obligations in Maintaining the Confidentiality of Deeds in Indonesia and in United States

I Made Mulyawan Subawa -

doi:10.24198/2h2pjp83

Articles

Notary's Obligations in Maintaining the Confidentiality of Deeds in Indonesia and in United States

Authors

I Made Mulyawan Subawa - a:1:{s:5:"en_US";s:25:"Universitas Mahendradatta";}

Published 29-09-2026

DOI 10.24198/2h2pjp83

Section Articles

Abstract

The importance of maintaining the confidentiality of deeds by notaries as a form of legal protection and an effort to maintain public trust in the notarial profession. Violation of the confidentiality of deeds not only has the potential to cause losses to the parties involved, but can also tarnish the integrity of the notary institution. The purpose of this study is to determine and analyse the obligations of notaries in maintaining the confidentiality of deeds. The research method applied in this study was the normative juridical method, using a statutory approach. The data collection technique in this study was carried out through a literature study involving an in-depth study of primary legal materials, secondary legal materials, and tertiary legal materials. The data analysis method used in this study was a qualitative analysis method with a deductive logic approach. The results of the study were that the authority and responsibilities of notaries in Indonesia are regulated in the Notary Law, which establishes as public officials with the task of making authentic deeds and maintaining their confidentiality, including minutes, copies, and related information, unless otherwise specified by law or the Notary Honorary Council. In the United States, although not federally regulated, notaries are still bound by ethics codes and state laws to maintain the privacy of client documents and securely maintain journals. Violations of these confidentiality obligations can give rise to civil liability for notaries under Articles 1365–1367 of the Civil Code, including if the violation is committed by subordinates or former employees, provided negligence or fault can be proven.

Keywords

Notary, Confidentiality, Deed

References

Y. Nizwana dan Y. Fransiska Duri, "Tanggung Jawab Notaris Terhadap Legalisasi dan Waarmeking Akta di Bawah Tangan Menurut Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Jabatan Notaris," Jurnal Sarak Mangato Adat Mamakai 5, no. 2 (2020): 19–27, https://doi.org/10.36665/sarmada.v5i2.157.
K. Gusarov et al., "Preventive Function of a Notary in the Legal System of Society," Documenta et Instrumenta 2, no. 1 (2023): 111–126, https://doi.org/10.5209/docu.88106
Dalibor Krstinic dan Sara Zarubica, "Enforcement of Public Notary Documents," Law Theory & Practice 38 (2021): 42.
I Gusti Made Ardianta, Aris Munandar, dan Djumardin Djumardin, "Analisis Yuridis Hak Ingkar Notaris Terhadap Kerahasiaan Isi Minuta Akta Notaris Berdasarkan UUJNP dan Kode Etik Notaris," Jurnal Risalah Kenotariatan 4, no. 2 (2023).
Raden Ajeng Herning Nurafifah, Pengakuan Notaris Sebagai Officium Nobile dari Negara dan Implikasinya dalam Praktik Kenotariatan di Indonesia (Disertasi, Universitas Islam Indonesia, 2024).
Aris Yulia, R. Benny Riyanto, dan FX Joko Priyono, "The Role of Notary Public Honorary Council in the Enforcement of the Notary Code of Ethics in Indonesia," IOP Conference Series: Earth and Environmental Science 175, no. 1 (2018): 012172, https://doi.org/10.1088/1755-1315/175/1/012172.
Justitia Ferryanto, Winsherly Tan, dan Lu Sudirman, "Potensi dan Tantangan Hukum Digitalisasi Layanan Kenotariatan: Analisis Komparatif Indonesia dan Amerika Serikat," Jurnal Mediasas: Media Ilmu Syari’ah dan Ahwal Al-Syakhsiyyah 7, no. 2 (2024): 306–326.
Ni Ketut Indah Primadani dan Aris Munandar, "Comparison of Legal Authority of Notary and Electronic Signature Validity in Indonesia and the United States of America," Traektoriâ Nauki = Path of Science 9, no. 1 (2023): 3023–3030
Kanisius Ronaldo Yato, Kurniawan Kurniawan, dan Salim H. Sidik, "Authority of Remote Online Notary in Making Notarial Deeds: Comparative Study of the United States Federal Law and the States of Texas and Indonesia," Path of Science 11, no. 6 (2025): 6001–6007.
Janniffer Finlandia Koampa, "Pertanggungjawaban Notaris Terhadap Kesalahan Pembuatan Akta Menurut Undang-Undang No. 2 Tahun 2014," Lex Privatum 13, no. 5 (2024).
Rifandika Naufal Afif, Andi Muh Ihsan, dan Dita Elvia Kusuma Putri, "Akibat Hukum Bagi Notaris Terhadap Penyalahgunaan Keadaan dalam Pembuatan Akta Autentik," Jurnal Ilmu Kenotariatan 5, no. 1 (2024): 45–61.
Ngadino, Ketentuan Umum Tata Cara Pembuatan dan Pengisian Akta PPAT (Semarang: UPT Penerbitan Universitas PGRI Semarang Press, 2019).
O. Moechthar, Dasar-Dasar Teknik Pembuatan Akta (Surabaya: Airlangga University Press, 2017).
Eudea Adeli Arsy, Hanif Nur Widhiyanti, dan Patricia Audrey Ruslijanto, "Tanggung Jawab Notaris Terhadap Akta yang Cacat Hukum dan Tidak Sesuai dengan Ketentuan Pembuatan Akta dalam Undang-Undang Jabatan Notaris," Jurnal Bina Mulia Hukum 6, no. 1 (2021): 130–140.
Nasya Oktavia, "Peran Notaris dalam Pembuatan Kontrak Jual Beli yang Berlegalitas Ditinjau dari Perspektif Hukum Positif," Jurnal Multidisiplin Ilmu Akademik 2, no. 1 (2025): 471–479.
Rifqi Mufid Riansyah dan Disriani Latifah Soroinda, "Perbandingan Profesi Notaris dan Implementasi Jurnal Notaris di Negara Bagian New York dan Protokol Notaris di Indonesia dalam Era Reformasi Teknologi," PALAR (Pakuan Law Review) 10, no. 2 (2024): 43–66, https://doi.org/10.33751/palar.v10i2.
Rifqi Mufid Riansyah dan Disriani Latifah Soroinda, "Perbandingan Profesi Notaris dan Implementasi Jurnal Notaris di Negara Bagian New York dan Protokol Notaris di Indonesia dalam Era Reformasi Teknologi," PALAR (Pakuan Law Review) 10, no. 2 (2024): 43–66
Sergio Latorre, "The Place of the Public Notary: How the Engine of the Capitalist State Operates through Material and Legal Arrangements," Environment and Planning C: Politics and Space 42, no. 3 (2024): 401–416.
Rahmida Erliyani, Muhammad Hadin Muhjad, dan Lia Audia Puspita, "Kewajiban untuk Menjaga Kerahasiaan Akta oleh Notaris dan Karyawan Notaris dalam Perspektif Hukum," Jurnal Hukum dan Kenotariatan 5, no. 1 (2021): 1–17.
Tresta Viana Dhiya Ulhaq Taofik dan Mohamad Fajri Mekka Putra, "Tanggung Jawab Notaris Terhadap Akta Autentik yang Dibatalkan oleh Pengadilan atas Permintaan Para Pihak," Syntax Idea 5, no. 9 (2023): 1195–1204, https://doi.org/10.46799/syntaxidea.v5i7.2416.
A. Machmud dan M. Muktar, "Tanggung Gugat Notaris atas Kelalaian dalam Membuat Akta Perjanjian Kredit Bank," Jurnal Justice Aswaja 1, no. 1 (2022): 66–77.
Dewatoro Suryaningrat Poetra, Fendi Setyawan, dan Bhim Prakoso, "Perbandingan Hukum Tugas dan Kewenangan Notaris di Negara dengan Sistem Hukum Civil Law dan Common Law," As-Syar’i: Jurnal Bimbingan & Konseling Keluarga 6, no. 3 (2024): 1465–1477, https://doi.org/10.47476/assyari.v6i3.6796.
Fadilhamzah Zikril Hakim, Syofirman Syofyan, dan Yussy Adelina Mannas, "Kepastian Hukum Bagi Pegawai Notaris dalam Menjaga Kerahasiaan Isi Akta Notaris," Unes Law Review 7, no. 3 (2025): 1073.
Rizka Nurliyantika et al., "Studi Komparasi Tugas dan Wewenang Notaris di Indonesia dan Malaysia," Repertorium: Jurnal Ilmiah Hukum Kenotariatan 11, no. 2 (2022): 190, https://doi.org/10.28946/rpt.v11i2.2471.
M. Lutfan Hadi Darus, Hukum Notariat dan Tanggungjawab Jabatan Notaris (Yogyakarta: UII Press, 2017), 89.
Habib Adjie, Hukum Notaris Indonesia (Bandung: Refika Aditama, 2008), 75.
Munir Fuady, Hukum Bisnis dalam Teori dan Praktek (Bandung: Citra Aditya Bakti, 2002), 95.
Caroline Dewi Portuna, "Perbandingan Hukum Perjanjian Menurut Sistem Hukum Civil Law dan Common Law: Suatu Perbandingan antara Indonesia dan Amerika," Media Hukum Indonesia (MHI) 2, no. 2 (2024).
Rizka Nurliyantika et al., "Studi Komparasi Tugas dan Wewenang Notaris di Indonesia dan Malaysia," Repertorium: Jurnal Ilmiah Hukum Kenotariatan 11, no. 2 (2022): 196–207.
Rifqi Mufid Riansyah dan Disriani Latifah Soroinda, "Perbandingan Profesi Notaris dan Implementasi Jurnal Notaris di Negara Bagian New York dan Protokol Notaris di Indonesia dalam Era Reformasi Teknologi," PALAR (Pakuan Law Review) 10, no. 2 (2024): 43–66.
Legal Information Institute, “Notary,” Cornell Law School, https://www.law.cornell.edu/wex/notary (diakses 20 Juli 2025, pukul 11.00 WITA).
Candella Angela Anatea Taliwongso, "Kedudukan Akta Otentik sebagai Alat Bukti dalam Persidangan Perdata Ditinjau dari Pasal 1870 KUH Perdata (Studi Kasus Putusan Nomor 347/Pdt.G/2012/PN.Mdn)," Lex Administratum 10, no. 2 (2022).
Sabrina Hadiyan Mydianto dan Tiurma Mangihut Pitta Allagan, "Perjanjian Pemeliharaan Anak yang Dibuat di Illinois (Putusan Mahkamah Agung No. 2021 K/PDT/2020) dan Kemungkinan Memperjanjikan Pemeliharaan Anak dalam Akta Otentik oleh Notaris," Indonesian Notary 3, no. 3 (2021): 1–23.
Merah Darwin, Adnan Hamid, dan Tetty Samosir, "Penerapan Prinsip Kehati-Hatian dalam Pembuatan Akta Jual Beli oleh Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) Berdasarkan Fakta Materiil: Studi Kasus Putusan Nomor 248/Pid.B/2022/PN Jkt Brt," Jurnal Hukum Lex Generalis 6, no. 4 (2025).
Asfariyani A. Talango, Roy Marthen Moonti, dan Ibrahim Ahmad, "Etika Profesi Notaris dalam Perspektif Hukum," Sosial Simbiosis: Jurnal Integrasi Ilmu Sosial dan Politik 2, no. 4 (2025): 77–78.
Muhammad Ilham Arisaputra, "Kewajiban Notaris dalam Menjaga Kerahasiaan Akta dalam Kaitannya dengan Hak Ingkar Notaris," Perspektif 17, no. 3 (2012): 64, Fakultas Hukum Universitas Hasanuddin Makassar.
iliana Tedjosaputra, Etika Profesi Notaris dalam Penegakan Hukum Pidana (Yogyakarta: Bigraf Publishing, 1994), 4.
L. Munawir, Peran Staf Administrasi Kantor Notaris dalam Menjaga Kerahasiaan Akta Sesuai Kode Etik dan Sumpah Janji Jabatan Notaris (Studi di Kantor Notaris dengan Wilayah Hukum Kota Kendari dan Kabupaten Buton Utara) (Disertasi doktoral, Universitas Brawijaya, 2015).
Faisal, "Akibat Hukum Ketiadaan Akta Ikrar Wakaf atas Perwakafan Tanah," De Lega Lata: Jurnal Ilmu Hukum Fakultas Hukum UMSU 3, no. 2 (2018): 49.
Muhammad Ilham Arisaputra, "Kewajiban Notaris dalam Menjaga Kerahasiaan Akta dalam Kaitannya dengan Hak Ingkar Notaris," Perspektif 17, no. 3 (2012): 64, Fakultas Hukum Universitas Hasanuddin Makassar.
Putu Putri Nugraha dan I Nyoman Bagiastra, "Perlindungan Hukum Pegawai Notaris sebagai Saksi Akta Otentik dalam Proses Peradilan terkait Kerahasiaan Akta Otentik," Jurnal Kertha Semaya 10, no. 7 (2022): 154.
Eli Rahman dan Agus Iman Perkasa, "Perlindungan Hukum bagi Notaris dalam Menerapkan Prinsip Mengenali Pengguna Jasa," Jurnal Global Ilmiah 2, no. 09 (2025): 678.
Habib Adjie, Hukum Notaris Indonesia: Tafsir Tematik terhadap UU No. 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris (Bandung: Refika Aditama, 2008), 89.
Closewise. “Safeguarding Client Trust in Notarial Practices.” https://closewise.com/safeguarding-client-trust-in-notarial-practices/ (diakses 20 Juli 2025, pukul 14.00 WITA).
Notary New York. “A Notary and Confidentiality.” https://www.notarynewyork.org/a-notary-and-confidentiality/ (diakses 20 Juli 2025, pukul 14.30 WITA).
Agung Prianto, Anriz Nazaruddin Halim, dan Yudha Cahya Kumala. “Kepastian Hukum Kekuatan Akta Otentik terhadap Para Penghadap yang Mengandung Klausula Eksonerasi Dikaitkan dengan Tanggung Jawab Notaris.” SENTRI: Jurnal Riset Ilmiah 3, no. 3 (2024): 1191–1199. https://doi.org/10.55681/sentri.v3i3.2404.
I Kadek Agus Satria Darma Putra. “Pertanggungjawaban Notaris secara Perdata terhadap Pembuatan Minuta Akta akibat Penyalahgunaan Keharasiaan Minuta Akta oleh Mantan Pekerjanya.” Jurnal Indonesian Notary 3, no. 2 (2021): 334.
Prasetya Agung Laksana. “Batas-Batas Kewajiban Menjaga Kerahasiaan Notaris dalam Kaitannya Hak Ingkar Notaris Berdasarkan Undang-Undang tentang Jabatan Notaris.” Jurnal Akta 3, no. 4 (2016): 1–8.
Sarah Sakinah dan Yoni Agus Setyono. “Tanggung Jawab Perdata Profesi Notaris dalam Penerapan Asas Kerahasiaan.” Jurnal Kertha Semaya 10, no. 5 (2022): 1193–1206.
I Gusti Bagus Yoga Prawira. “Tanggung Jawab PPAT terhadap Akta Jual Beli Tanah.” Jurnal IUS 4, no. 1 (2016): 69.
Eldor Makhkamov. “Regulation of Private Notary Activities Additional Mechanisms.” Science and Innovation in The Education System 4, no. 8 (2025): 144–147.